Protokoll fra generalforsamling og årsmøte: krav og mal

Protokollen er det eneste som står igjen etter generalforsamlingen eller årsmøtet. Den viser hva eierne faktisk vedtok, og den brukes når nytt styre skal registreres, når et vedtak blir bestridt, og når neste styre lurer på hvorfor noe ble bestemt. Her er lovkravene, en mal og tips til hvordan møteleder og protokollfører får den riktig.

Lovkrav = står i loven. Praksis = anbefaling. Gjelder protokollen fra eiernes møte. For styremøter, se styremøteprotokoll.

Hva loven krever

Det er møteleder som har ansvaret for at protokollen blir ført. Lovkrav I praksis velges en egen protokollfører, slik at møteleder kan konsentrere seg om å lede. Praksis

Elektronisk signatur er tillatt (brl. § 1-7, esl. § 6b). Lovkrav Loven setter ingen frist for når protokollen må være signert eller sendt ut. Praksis Få den signert samme dag eller innen få dager, mens alle husker hva som ble sagt.

Brønnøysundregistrenes minstekrav for borettslag

Borettslag er registrert i Foretaksregisteret, og endringer som nytt styre skal meldes uten ugrunnet opphold (foretaksregisterloven § 4-2). Lovkrav Brønnøysundregistrene oppgir at protokollen fra generalforsamling i borettslag minst skal inneholde hvilket borettslag som holder møtet, dato, hvor mange andelseiere som var representert, generalforsamlingens godkjenning av innkallingen og vedtakene som ble gjort (brreg.no). Bygg malen deres rundt disse punktene, så unngår dere at en registermelding blir sendt i retur. Sameier bør sjekke hva som gjelder for sin registrering (esl. § 19 om registrering i Foretaksregisteret).

Stemmetall og flertall – skriv det ned

Protokollen må vise at vedtaket fikk det flertallet loven eller vedtektene krever. Praksis Kjenn reglene før møtet:

• Vanlig flertall: Vedtak krever flertall av de avgitte stemmene, om ikke annet følger av loven (brl. § 7-11, esl. § 49). Lovkrav
• To tredjedeler: Vedtektsendringer og de større beslutningene i brl. § 8-9, esl. § 49 andre ledd og esl. § 50. Lovkrav
• Stemmerett: I borettslag har hver andelseier én stemme, selv med flere andeler (brl. § 7-10). I rene boligsameier har hver seksjon én stemme; ellers regnes flertallet etter sameiebrøken om ikke vedtektene sier noe annet (esl. § 52). Lovkrav
• Stemmelikhet: Loddtrekning – i borettslag om ikke vedtektene sier noe annet (brl. § 7-11 andre ledd, esl. § 52). Lovkrav
• Blanke stemmer: I sameie regnes blanke stemmer som ikke avgitt (esl. § 52 tredje ledd). Lovkrav Burettslagslova sier ikke uttrykkelig hvordan blanke stemmer skal telles. Vanlig praksis er å regne dem som ikke avgitt, men sjekk vedtektene og skriv i protokollen hvordan dere talte. Praksis

Praksis Skriv stemmetallet («42 for, 9 mot, 3 blanke») i alle saker som ikke er enstemmige, og alltid i saker som krever to tredjedels flertall. Ved valg holder det ofte å skrive hvem som ble valgt, for hvor lang tid, og om det var benkeforslag.

Inhabilitet ved avstemning

Ingen kan stemme – selv, ved fullmektig eller som fullmektig – om avtale med seg selv eller nærstående, om eget eller nærståendes ansvar overfor laget, eller om pålegg om salg eller krav om fravikelse (brl. § 7-10 andre ledd). Lovkrav I sameie gjelder tilsvarende for søksmål, ansvar og pålegg om salg eller fravikelse (esl. § 48). Lovkrav Skjer dette, skriv det inn: «Andelseier i leilighet 12 deltok ikke i avstemningen i sak 6 på grunn av inhabilitet.»

Mal for protokoll

Malen følger lovens krav og Brønnøysundregistrenes minstekrav, men vedtektene deres kan ha flere faste saker. Les dem før møtet.

Slik skriver dere en god protokoll

• Skriv vedtaket, ikke debatten. En protokoll er ikke et referat. Gjengi forslaget ordrett, og hvem som fremmet eventuelle benkeforslag. Praksis
• Skill vedtak fra orientering. Sakene under «Eventuelt» kan bare være orientering, siden bare saker i innkallingen kan avgjøres (brl. § 7-8, esl. § 45). Lovkrav
• Legg ved registreringslisten med antall fremmøtte og fullmakter. Da er det lett å kontrollere flertallet senere. Praksis
• Vær forsiktig med personopplysninger. Protokollen skal være tilgjengelig for alle eierne. Bruk leilighetsnummer fremfor navn der det er nok, og unngå helseopplysninger og andre sensitive forhold. Praksis
• Velg signaturperson tidlig – det skal gjøres av møtet, under konstitueringen. Lovkrav

Etter møtet

1. Signer protokollen, gjerne elektronisk. Praksis
2. Gjør den tilgjengelig for alle eierne – på beboerportalen, per e-post eller på oppslag (brl. § 7-9, esl. § 53). Lovkrav
3. Meld nytt styre til Foretaksregisteret uten ugrunnet opphold hvis dere er et borettslag (foretaksregisterloven § 4-2). Lovkrav
4. Følg opp vedtakene i neste styremøte, og før dem inn i årshjulet. Praksis
5. Arkiver protokollen sammen med innkallingen og vedleggene, slik at neste styre finner dem. Praksis

Skal du forberede selve møtet? Se innkalling til generalforsamling, årsmøte i sameie og ekstraordinært møte.