Ekstraordinær generalforsamling og ekstraordinært årsmøte: når og hvordan

Noen saker kan ikke vente til neste ordinære møte: en akutt vannskade som må finansieres, et styremedlem som flytter, eller et prosjekt som krever to tredjedels flertall. Da trenger dere et ekstraordinært møte. Her er reglene for borettslag og sameie, og en fremgangsmåte som gjør at vedtakene står seg.

Lovkrav = står i loven. Praksis = anbefaling. brl. = burettslagslova, esl. = eierseksjonsloven.

Kort oppsummert

Når skal det holdes ekstraordinært møte?

Alle generalforsamlinger og årsmøter som ikke er det ordinære møtet før utgangen av juni, er ekstraordinære. Loven gir tre veier til et slikt møte. Lovkrav

1. Styret finner det nødvendig. Styret vurderer selv om en sak må avgjøres av eierne før neste ordinære møte (brl. § 7-5, esl. § 42).
2. Eierne krever det. Minst to eiere som til sammen har minst en tidel av stemmene, kan kreve møte. De må samtidig si hvilke saker de vil ha behandlet. Lovkrav
3. Revisor krever det – dette gjelder bare i borettslag (brl. § 7-5). Lovkrav

Kommer det et gyldig krav, skal møtet holdes. Kaller ikke styret inn til et møte som skal holdes etter loven, kan tingretten kalle inn på lagets/sameiets kostnad. I borettslag kan et styremedlem, forretningsfører, revisor eller en andelseier kreve dette (brl. § 7-6 andre ledd). I sameie kan en seksjonseier, et styremedlem eller forretningsfører kreve det (esl. § 43 andre ledd). Lovkrav

Praksis Loven gir ingen dagfrist for hvor raskt styret må sende innkalling etter et krav. Svar skriftlig at kravet er mottatt, og send innkallingen så snart sakspapirene er klare. Å trenere et lovlig krav skaper bare konflikt – og kan ende i tingretten.

Typiske saker for et ekstraordinært møte

• Tiltak som krever to tredjedels flertall, for eksempel ombygging ut over vanlig forvaltning eller tiltak som koster mer enn fem prosent av de årlige felleskostnadene (brl. § 8-9, esl. § 49, esl. § 50). Lovkrav
• Lån som skal sikres med pant med prioritet foran innskuddene i borettslag (brl. § 8-9 nr. 4). Lovkrav
• Vedtektsendringer (brl. § 7-11 tredje ledd, esl. § 27). Lovkrav
• Suppleringsvalg når et styremedlem trer ut og det ikke finnes vara. Praksis

Innkallingen: fristen og 3-dagersregelen

Hovedregelen er den samme som for ordinære møter: innkallingen skal være sendt minst åtte og høyst tjue dager før møtet (brl. § 7-6, esl. § 43). Lovkrav

For ekstraordinære møter kan styret «om nødvendig» bruke kortere varsel, men aldri under tre dager. Lovkrav Ordene «om nødvendig» betyr at kort varsel er et unntak, ikke en snarvei. Praksis Bruk det bare når saken faktisk haster, og skriv kort i innkallingen hvorfor. Er det ikke akutt, gi eierne minst åtte dager – det gir bedre oppmøte og færre klager.

Innkallingen skal være skriftlig. Elektronisk kommunikasjon regnes som skriftlig, men eiere kan reservere seg mot det (brl. § 1-6, esl. § 6a). Eiere som ikke bor i laget eller ikke bruker seksjonen selv, skal i alle tilfeller ha skriftlig innkalling (brl. § 7-6 tredje ledd, esl. § 43 tredje ledd). Lovkrav

Hva innkallingen må inneholde

Sakene skal være klart angitt. Skal møtet behandle et forslag som krever minst to tredjedels flertall, må hovedinnholdet i forslaget stå i innkallingen (brl. § 7-7 første ledd, esl. § 43 fjerde ledd). Lovkrav

Dette er viktigere på et ekstraordinært møte enn ellers, fordi det ikke finnes faste saker som alltid kan behandles. Bare sakene i innkallingen kan avgjøres. I borettslag er unntaket at alle andelseierne samtykker; i sameie at alle seksjonseierne er til stede og stemmer for (brl. § 7-8, esl. § 45). Lovkrav Møtet kan likevel vedta å kalle inn til et nytt møte for å avgjøre forslag som kommer opp underveis.

Sjekkliste for innkallingen

• Hvem som kaller inn (styret), og hvorfor møtet holdes – styrets beslutning eller krav fra eiere. Praksis
• Dato, klokkeslett og sted, eller lenke og fremgangsmåte for digitalt møte. Praksis
• Begrunnelse hvis varselet er kortere enn åtte dager. Praksis
• Saksliste med konstituering og hver sak for seg. Lovkrav/Praksis
• Bakgrunn, styrets forslag til vedtak (ordrett) og flertallskrav for hver sak. Praksis
• Hovedinnholdet i alle forslag som krever to tredjedels flertall. Lovkrav
• Fullmaktsskjema og informasjon om fullmakt. Praksis Se guiden om fullmakt.

Fysisk eller digitalt møte

Reglene om møteform for ordinære møter gjelder tilsvarende (brl. § 7-5 andre ledd viser til brl. § 7-4 fjerde ledd; esl. § 42 viser til esl. § 41 andre ledd). Lovkrav Styret bestemmer møteformen, men krever minst to eiere med minst en tidel av stemmene fysisk møte, må det holdes fysisk. Holdes møtet digitalt, må styret sørge for at deltakelse, identitet og stemmegivning kan kontrolleres på en betryggende måte. Lovkrav

Praksis Ved kort varsel er det lurt å skrive i innkallingen innen hvilken frist et krav om fysisk møte må komme, og velge et lokale som kan brukes hvis kravet kommer.

Eksempel: akutt vannskade

Styret i et borettslag oppdager store skader etter en lekkasje. Selve utbedringen er vedlikehold, som laget har ansvar for (brl. § 5-17). Men laget har ikke penger på bok, og utbedringen må finansieres med et lån som skal sikres med pant med prioritet foran innskuddene. Det krever samtykke fra generalforsamlingen med minst to tredjedels flertall (brl. § 8-9 nr. 4). Lovkrav Slik kan tidsplanen se ut:

Vedlikehold og utbedring hører i utgangspunktet til styrets oppgaver (brl. § 8-8, esl. § 57). Lovkrav Det er tiltak som går ut over vanlig forvaltning og vedlikehold, og visse lån og disposisjoner, som krever eiernes samtykke. Praksis Hvor grensen går i det konkrete tilfellet, kan være vanskelig å avgjøre – spør forretningsfører eller advokat ved tvil, og sørg for at strakstiltak for å hindre videre skade ikke venter på møtet.

Vanlige feil

• Kort varsel brukes «for å bli ferdig», uten at saken haster.
• Forslaget står bare som «Finansiering» uten beløp og lånevilkår.
• Møtet forsøker å vedta noe som ikke sto i innkallingen.
• Styret ignorerer et gyldig krav fra eiere med minst en tidel av stemmene.
• Fullmakter i borettslag samles hos én person – ingen kan være fullmektig for mer enn én andelseier (brl. § 7-3). Lovkrav

Etter møtet: se mal for protokoll fra generalforsamling og årsmøte. For de ordinære møtene: innkalling i borettslag og årsmøte i sameie.