Årsmøte i sameie: innkalling, frister og saksliste

I et eierseksjonssameie er årsmøtet den øverste myndigheten (esl. § 40). Reglene ligner borettslagets, men det er noen forskjeller som er lette å overse. Denne guiden går gjennom eierseksjonslovens krav steg for steg.

Lovkrav = står i loven. Praksis = anbefaling.

De viktigste fristene

Merk forskjellen: i borettslag skal regnskapet sendes senest 8 dager før, i sameie senest én uke før. Lovkrav Sender dere innkalling og dokumenter samtidig, minst 8 dager før, oppfyller dere begge.

1. Varsle dato og frist for saker

Styret skal på forhånd varsle seksjonseierne om dato for møtet og siste frist for innsending av saker (esl. § 41 første ledd). Lovkrav Hvor lang tid i forveien står ikke i loven. Praksis 4–6 uker før møtet gir eierne tid til å skrive forslag og styret tid til å forberede dem.

Saker som en seksjonseier ønsker behandlet, skal nevnes i innkallingen når styret har mottatt kravet før fristen (esl. § 43 femte ledd). Lovkrav

2. Send innkallingen

Innkallingen skal være skriftlig og sendes minst åtte og høyst tjue dager før møtet (esl. § 43). Elektronisk kommunikasjon regnes som skriftlig, men seksjonseiere kan reservere seg (esl. § 6a). Eiere som ikke bruker seksjonen selv, skal også få innkallingen skriftlig. Lovkrav

Innkallingen må angi sakene klart. Skal årsmøtet treffe vedtak som krever to tredjedels flertall, må hovedinnholdet i forslaget stå i innkallingen (esl. § 43 fjerde ledd). Lovkrav

Faste saker på ordinært årsmøte

Etter esl. § 44 andre ledd skal ordinært årsmøte behandle styrets årsberetning, styrets regnskap for forrige kalenderår og valg av styremedlemmer. Lovkrav En typisk saksliste:

1. Konstituering: møteleder, protokollvarer, godkjenning av innkalling.
2. Styrets årsberetning.
3. Årsregnskap.
4. Godtgjørelse til styret (esl. § 55).
5. Innkomne forslag med styrets innstilling.
6. Valg av styremedlemmer (og eventuelt revisor).

Bare saker som står i innkallingen, kan avgjøres. Unntaket i sameie er strengt: alle seksjonseiere må være til stede og stemme for å behandle en ny sak (esl. § 45). Lovkrav «Eventuelt» kan derfor bare brukes til orientering.

3. Fysisk eller digitalt

Styret bestemmer om årsmøtet skal være fysisk eller digitalt. Krever minst to seksjonseiere med minst en tidel av stemmene fysisk møte, må det holdes fysisk (esl. § 41 andre ledd). Lovkrav

Forskjeller fra borettslag du bør kjenne

• Stemmer: I rene boligsameier har hver seksjon én stemme. I sameier med næringsseksjoner stemmes det etter sameiebrøk (esl. § 52). Lovkrav
• Blanke stemmer regnes som ikke avgitt (esl. § 52 tredje ledd). Stemmelikhet avgjøres ved loddtrekning. Lovkrav
• Fullmakt: Loven begrenser ikke hvor mange fullmakter én person kan ha i sameie (esl. § 46), i motsetning til borettslag. Se guiden om fullmakt.
• Revisor: Påkrevd når sameiet har mer enn 20 seksjoner, ellers valgfritt (esl. § 65). Lovkrav
• Regnskap: Sameier med 21 eller flere seksjoner er regnskapspliktige etter regnskapsloven (esl. § 64). Mindre sameier skal ha ordentlig og tilstrekkelig regnskapsførsel og legge regnskapet frem på årsmøtet. Lovkrav
• Vedtekter: I sameie kan vedtektene ikke kreve strengere flertall enn loven (esl. § 49). Lovkrav
• Møterett: I tillegg til eiere, husstandsmedlemmer, styret og forretningsfører har også revisor rett til å være til stede (esl. § 46). Styreleder og forretningsfører har møteplikt. Lovkrav

Flertallskrav i korte trekk

Vanlige saker avgjøres med flertall av de avgitte stemmene (esl. § 49). To tredjedels flertall kreves blant annet for vedtektsendringer (esl. § 27), for de større beslutningene som er listet opp i esl. § 49 andre ledd, og for bomiljøtiltak som gir høyere kostnader enn fem prosent av de årlige felleskostnadene (esl. § 50). Påfører et bomiljøtiltak enkelte seksjonseiere kostnader på mer enn en halv G, må de samtykke uttrykkelig. Enkelte beslutninger, som oppløsning av sameiet, krever samtykke fra alle (esl. § 51). Lovkrav

Etter møtet

Protokollen skal føre opp alle vedtak og signeres av møteleder og minst én seksjonseier valgt blant de som var til stede. Den skal holdes tilgjengelig for seksjonseierne (esl. § 53). Lovkrav Praksis Send den ut innen et par uker, og legg den der dere oppbevarer de andre protokollene.

Vanlige feil i sameier

• Små sameier tror reglene ikke gjelder dem – fristene i §§ 41–45 gjelder uansett størrelse.
• Regnskapet sendes ut på selve møtet i stedet for minst én uke før.
• Et forslag om felles utgift på flere hundre tusen tas under «Eventuelt».

Bruk gjerne den gratis fristsjekklisten, og les om årshjulet for styret.