Innkalling til generalforsamling i borettslag: frister og innhold

Generalforsamlingen er borettslagets øverste myndighet (brl. § 7-1). Blir innkallingen feil, kan vedtak bli angrepet i etterkant. Her er de fristene loven faktisk setter, hva som bare er vanlig praksis, og en tidsplan som gir god margin.

Merking i teksten: Lovkrav betyr at det står i loven. Praksis betyr at det er en anbefaling, ikke et krav.

Kort oppsummert

• Ordinær generalforsamling skal holdes innen utgangen av juni hvert år. Lovkrav brl. § 7-4
• Innkallingen skal sendes minst 8 og høyst 20 dager før møtet. Lovkrav brl. § 7-6
• Årsregnskap, eventuell årsmelding og revisjonsberetning skal sendes ut senest 8 dager før ordinær generalforsamling. Lovkrav brl. § 7-4 (3)
• Før innkallingen skal styret varsle dato for møtet og siste frist for å melde inn saker. Loven sier ikke hvor mange dager i forveien. Lovkrav / Praksis 4–6 uker er vanlig.

Steg 1: Forhåndsvarsel om dato og frist for saker

Etter brl. § 7-4 første ledd skal styret på forhånd varsle andelseierne om dato for møtet og siste frist for å sende inn saker. Loven gir ingen dagfrist for dette varselet. Praksis Mange styrer sender det 4–6 uker før møtet, slik at fristen for saker kan settes et par uker før innkallingen går ut.

Saker som andelseiere har meldt inn innen fristen, skal tas med i innkallingen (brl. § 7-7 andre ledd). Lovkrav Det er derfor lurt å sette fristen så tidlig at styret rekker å be om utfyllende opplysninger og eventuelt skrive en innstilling.

Steg 2: Innkallingen – minst 8, høyst 20 dager

Hovedregelen i brl. § 7-6 første ledd er at generalforsamlingen kalles inn med minst åtte og høyst tjue dagers varsel. Den øvre grensen glemmes ofte: sender dere innkallingen for tidlig, er den også i strid med loven. Lovkrav

Ekstraordinær generalforsamling kan om nødvendig kalles inn med kortere frist, men aldri kortere enn tre dager. Lovkrav brl. § 7-6 Les mer i guiden om ekstraordinær generalforsamling og ekstraordinært årsmøte.

Hvordan telle dagene? Loven sier ikke uttrykkelig om utsendelsesdagen og møtedagen regnes med. Praksis Legg inn én til to dagers margin, så slipper dere diskusjonen. Planlegger dere møte torsdag 4. juni, er det for eksempel trygt å sende innkallingen rundt 20.–25. mai.

Skriftlig eller e-post?

Innkallingen skal være skriftlig. Elektronisk kommunikasjon regnes som skriftlig, og styret bestemmer hvordan det kommuniseres (brl. § 1-6). Men andelseiere kan reservere seg mot elektroniske meldinger, og de skal da ha brev. Lovkrav Det samme gjelder etter brl. § 7-6 tredje ledd andelseiere som ikke bor i boligen: de skal alltid ha skriftlig innkalling.

Praksis Hold en enkel liste over hvem som har reservert seg og hvilke eiere som bor et annet sted, og oppdater den ved hvert eierskifte.

Hva innkallingen må inneholde

Etter brl. § 7-7 første ledd skal sakene som skal behandles, være klart angitt. Skal det fattes vedtak som krever to tredjedels flertall – for eksempel vedtektsendringer eller større tiltak etter brl. § 8-9 – må hovedinnholdet i forslaget stå i innkallingen. Lovkrav

En praktisk innkalling har gjerne dette:

1. Tid, sted (eller lenke ved digitalt møte) og hvordan man registrerer seg.
2. Konstituering: valg av møteleder, protokollvarer og eventuelt tellekorps.
3. Årsregnskap (og årsmelding hvis dere har det) – skal alltid behandles på ordinær generalforsamling (brl. § 7-4 andre ledd). Lovkrav
4. Innkomne forslag, med styrets innstilling.
5. Valg (styre, eventuelt valgkomité). Skal revisor skiftes ut, må det stå i innkallingen (brl. § 9-4). Lovkrav
6. Godtgjørelse til styret – fastsettes av generalforsamlingen (brl. § 8-4). Lovkrav
7. Informasjon om fullmakt og et fullmaktsskjema. Praksis

Generalforsamlingen kan som hovedregel bare avgjøre saker som står i innkallingen (brl. § 7-8). Unntaket er når alle andelseiere samtykker. Ordinær generalforsamling kan likevel alltid behandle årsregnskap og valg. Lovkrav

Fysisk eller digitalt møte?

Styret bestemmer møteformen. Men krever minst to andelseiere som til sammen har minst en tidel av stemmene, fysisk møte, skal det holdes fysisk møte (brl. § 7-4 fjerde ledd). Styret kan sette en frist for slike krav. Lovkrav Skriv derfor møteform og eventuell frist tydelig i forhåndsvarselet.

Husk revisor og regnskap

Revisjonsberetningen skal være levert styret senest to uker før ordinær generalforsamling (brl. § 9-5). Lovkrav I praksis betyr det at regnskapet bør være ferdig i god tid før innkallingen går ut. Snakk med forretningsfører allerede i januar–februar om datoene.

Eksempel på tidsplan (møte 4. juni)

Valgte dere nytt styre, skal endringen meldes til Foretaksregisteret uten ugrunnet opphold (foretaksregisterloven § 4-2). Lovkrav

Vanlige feil

• Innkallingen sendes mer enn 20 dager før møtet «for å være ute i god tid».
• Et forslag om vedtektsendring står bare som «Vedtekter» uten hovedinnholdet.
• En sak som kom inn før fristen, er glemt.
• Eiere som har reservert seg mot e-post, får ingen innkalling.
• Nyvalg av revisor tas opp under «Eventuelt» – det er ikke gyldig. Saker under «Eventuelt» kan uansett ikke avgjøres med mindre de står i innkallingen.

Last ned den gratis fristsjekklisten og heng den opp på styrerommet. Les også om fullmakt på generalforsamlingen, styrehonorar og protokollen fra generalforsamlingen.