Styremøteprotokoll: mal, krav og eksempel

Protokollen er styrets hukommelse. Den viser hva som ble bestemt, hvem som var med, og at styret fulgte reglene. Her er de få lovkravene, en mal du kan kopiere, og tips til å skrive vedtak som er lette å forstå om fem år.

Lovkrav = står i loven. Praksis = anbefaling.

Hva loven krever

• Det skal føres protokoll over styrets forhandlinger (brl. § 8-7, esl. § 56). Lovkrav
• Protokollen skal signeres av alle styremedlemmer som var til stede (brl. § 8-7 andre ledd, esl. § 56 femte ledd). Lovkrav
• Signering kan skje elektronisk (brl. § 1-7, esl. § 6b). Lovkrav
• Styreleder leder møtet; er leder borte, velger styret en møteleder (brl. § 8-7, esl. § 56). Lovkrav

Loven sier ikke hvordan protokollen skal se ut. Det meste nedenfor er derfor god praksis. Praksis

Hvorfor detaljene betyr noe

Styret er bare vedtaksført når mer enn halvparten av alle styremedlemmene er til stede (brl. § 8-6, esl. § 56). Lovkrav Protokollen må derfor vise hvem som deltok. Vedtak krever flertall av avgitte stemmer, og møteleder har dobbeltstemme ved likhet. I tillegg må de som stemmer for et vedtak, utgjøre en viss andel av hele styret: i borettslag minst en tredel (for vedtak som innebærer en endring), i sameie mer enn en tredel. Lovkrav Med fem styremedlemmer betyr det i praksis at et vedtak alltid må ha minst to stemmer for.

Tre styremedlemmer av fem er nok for vedtaksførhet. Stemmer da to for og én mot, er vedtaket gyldig. Ville bare én ha stemt for, ville det ikke vært nok.

Mal for styremøteprotokoll

Slik skriver du gode vedtak

Et godt vedtak er forståelig for en som ikke var på møtet. Praksis Sammenlign:

• Svakt: «Taket ble diskutert. Vi ser på det.»
• Bedre: «Styret innhenter tre tilbud på takreparasjon av blokk B. Ansvarlig: Kari. Frist: 15. mars. Saken tas opp igjen på neste møte.»

Tips:

• Nummerer sakene fortløpende gjennom året (01/2026, 02/2026 …). Da er det enkelt å vise til dem senere. Praksis
• Skill mellom vedtak og orientering. Praksis
• Før opp dissens: et styremedlem som er uenig, kan be om å få det ført i protokollen. Praksis
• Skriv kort om personlige forhold. I borettslag har styret taushetsplikt om personlige forhold (brl. § 13-1). Lovkrav Bruk leilighetsnummer i stedet for navn der det er nok.

Inhabilitet i protokollen

Har et styremedlem en klar (borettslag) eller fremtredende (sameie) personlig eller økonomisk særinteresse i en sak, kan vedkommende ikke delta i behandlingen (brl. § 8-14, esl. § 59). Lovkrav Skriv i protokollen: «[Navn] fratrådte under behandlingen av sak 05/2026 på grunn av inhabilitet.» Praksis Sjekk samtidig at styret fortsatt er vedtaksført.

Oppbevaring og innsyn

Praksis Lagre signerte protokoller på én felles plass som ikke er knyttet til et enkelt styremedlems private konto, og ta dem med i overleveringen ved styrebytte. Styreprotokoller er ikke de samme som generalforsamlingsprotokollen – den skal holdes tilgjengelig for alle eierne (brl. § 7-9, esl. § 53). Lovkrav For styreprotokoller gir loven ikke eierne den samme generelle tilgangen; tenk gjennom personvern før dere deler dem.

Hvor lang skal protokollen være?

Praksis Så kort som mulig, men så lang at en ny styreleder forstår hvorfor dere besluttet som dere gjorde. En god tommelfingerregel er to–fire setninger bakgrunn og ett tydelig vedtak per sak. Lange diskusjonsreferater gjør det vanskeligere å finne vedtakene, og øker risikoen for at personlige forhold havner i dokumenter mange får se. Har dere et vedlegg (tilbud, kontrakt, brev), vis til det i stedet for å skrive av innholdet, og lagre vedlegget sammen med protokollen.

Digital signering

Siden elektronisk signatur er tillatt, kan dere signere med BankID-baserte tjenester eller i styreportalen til forretningsfører. Praksis Det viktigste er at det i ettertid kan dokumenteres hvem som signerte hvilken versjon.

Planlegger du møtene for et helt år? Se årshjul for styret. Ny i rollen? Les ny i styret.