Fullmakt til generalforsamling og årsmøte: regler og tips

Fullmakter er det som oftest skaper diskusjon ved registreringsbordet. Reglene er korte, men forskjellige for borettslag og sameie. Her er hva loven sier, og hvordan styret kan gjøre det enkelt.

Lovkrav = står i loven. Praksis = anbefaling.

Retten til å stemme med fullmektig

En andelseier i borettslag kan møte og stemme ved fullmektig på generalforsamlingen (brl. § 7-3). En seksjonseier kan på samme måte la seg representere ved fullmektig på årsmøtet (esl. § 46 tredje ledd). Lovkrav Styret kan ikke nekte en eier å bruke fullmakt.

Borettslag: én fullmakt per person

Burettslagslova har en viktig begrensning: ingen kan være fullmektig for mer enn én andelseier (brl. § 7-3 første ledd). Lovkrav Unntaket er når flere eier en andel sammen – da kan de ha en felles fullmektig.

Regelen hindrer at én person samler mange stemmer. I praksis betyr det:

Styreleder kan ikke ta med seg fem fullmakter fra naboer som er bortreist.
En andelseier som møter selv, kan i tillegg stemme som fullmektig for én annen.
Ved registrering bør dere sjekke at ingen har mer enn én fullmakt. Praksis

Husk også at hver andelseier bare har én stemme, selv om vedkommende eier flere andeler (brl. § 7-10). Lovkrav

Sameie: ingen tallbegrensning i loven

Eierseksjonsloven esl. § 46 har ingen tilsvarende begrensning på hvor mange seksjonseiere én person kan være fullmektig for. Lovkrav Om vedtektene i et sameie gyldig kan innføre en slik begrensning, er ikke avklart i lovteksten. Har vedtektene deres en slik regel og noen protesterer, bør dere be om juridisk vurdering.

I rene boligsameier har hver seksjon én stemme; i sameier med næringsseksjoner stemmes det etter sameiebrøk (esl. § 52). Lovkrav Det påvirker hvor mye én fullmektig kan veie i en avstemning.

Fullmakten kan trekkes tilbake

I både borettslag og sameie kan eieren når som helst trekke tilbake fullmakten (brl. § 7-3, esl. § 46). Lovkrav Praksis Møter eieren likevel selv, er det vanlig å behandle fullmakten som trukket tilbake. Skriv dette i fullmaktsskjemaet, så slipper dere diskusjon.

Skriftlig og datert

Loven stiller ikke detaljerte formkrav til fullmakten i disse bestemmelsene. Praksis Det er likevel klokt å kreve en skriftlig, datert og signert fullmakt – papir, skannet kopi eller e-post fra eierens registrerte adresse. Da kan møteleder raskt avgjøre om den er gyldig, og protokollen kan vise hvor mange som var representert.

Hva et godt fullmaktsskjema inneholder

Navn på borettslaget/sameiet og dato for møtet.
Eierens navn, leilighetsnummer/andelsnummer eller seksjonsnummer.
Fullmektigens navn.
Valg mellom åpen fullmakt (fullmektig stemmer fritt) og bundet fullmakt (eier krysser av for/mot per sak). Praksis
Påminnelse om at fullmakten kan trekkes tilbake. Lovkrav
For borettslag: påminnelse om at fullmektigen bare kan representere én andelseier. Lovkrav
Dato og signatur.

Legg fullmaktsskjemaet ved innkallingen. Da blir det enklere for eiere som ikke kan komme, og dere får flere stemmer bak vedtakene.

Rådgiver er ikke det samme som fullmektig

En eier kan ta med seg en rådgiver. Rådgiveren har bare rett til å uttale seg dersom møtet tillater det (brl. § 7-3 andre ledd, esl. § 46). Lovkrav Rådgiveren stemmer ikke, med mindre vedkommende samtidig har fullmakt.

Inhabilitet gjelder også fullmektigen

Loven har egne regler om inhabilitet ved stemmegivning på generalforsamlingen og årsmøtet (brl. § 7-10 andre ledd, esl. § 48). Lovkrav Les bestemmelsen før møtet hvis det skal stemmes over noe der en eier har personlige interesser, for eksempel en avtale med eieren selv. Det gjelder både når eieren stemmer selv og når noen stemmer som fullmektig. Er fullmektigen inhabil i en sak, bør fullmektigen ikke avgi stemme på vegne av eieren i den saken. Praksis

Digitale møter

Ved digital generalforsamling eller digitalt årsmøte må det være mulig å stemme for alle som har stemmerett, også fullmektiger. Praksis Avklar på forhånd hvordan fullmakter sendes inn (for eksempel til styrets e-post innen en frist kvelden før), og registrer dem i stemmesystemet før møtet starter.

Vanlige spørsmål

Kan en leietaker være fullmektig?

Loven sier at en eier kan møte ved fullmektig, uten å kreve at fullmektigen selv er eier. Praksis En leietaker eller et familiemedlem kan derfor normalt være fullmektig. Sjekk likevel vedtektene. I borettslag gjelder fortsatt grensen på én andelseier per fullmektig.

Kan styret samle fullmakter for å få et forslag vedtatt?

I borettslag stopper loven dette, fordi hver fullmektig bare kan representere én andelseier. Lovkrav I sameie finnes ingen slik grense i loven, men åpenhet er lurt: før opp i protokollen hvem som stemte med fullmakter. Praksis

Sjekkliste for registreringen

Liste over alle eiere med andels-/seksjonsnummer. Praksis
Kontroller fullmakt: signert, riktig møte, riktig navn. Praksis
Borettslag: maks én fullmakt per fullmektig. Lovkrav
Noter i protokollen hvor mange som møtte selv og hvor mange ved fullmakt. Praksis

Les også innkalling til generalforsamling i borettslag og årsmøte i sameie.