Ny i styret i borettslag eller sameie: dette må du vite

Du er valgt inn i styret – gratulerer. De fleste nye styremedlemmer får lite opplæring og arver en mappe med gamle protokoller. Denne siden gir deg det viktigste på ett sted: hva styret skal gjøre, hvilket ansvar du har, og hva som er lurt å få på plass de første ukene.

Lovkrav = står i loven. Praksis = anbefaling. brl. = burettslagslova, esl. = eierseksjonsloven.

Hva styret faktisk skal gjøre

Styret har ansvaret for den daglige driften: forvaltning, vedlikehold og at vedtak fra generalforsamlingen eller årsmøtet blir fulgt opp (brl. § 8-8, esl. § 57). Lovkrav Det betyr ikke at du skal gjøre alt selv. Mange borettslag har forretningsfører – i borettslag er det faktisk påkrevd med mindre vedtektene sier noe annet (brl. § 8-10). Lovkrav

Noen saker kan styret ikke avgjøre alene. Større ombygginger, kjøp og salg av fast eiendom og tiltak som koster mer enn fem prosent av de årlige felleskostnadene, krever to tredjedels flertall på generalforsamlingen (brl. § 8-9). I sameier gjelder tilsvarende regler i esl. § 49 og esl. § 50. Lovkrav

Hvordan styret er satt sammen

• Borettslag skal ha minst tre styremedlemmer (brl. § 8-1). Sameier skal ha tre med mindre vedtektene sier noe annet (esl. § 54). Lovkrav
• Styreleder velges særskilt (brl. § 8-2, esl. § 55). Lovkrav
• Tjenestetiden er to år hvis ikke annet er bestemt (brl. § 8-3, esl. § 55). Lovkrav
• Du kan tre ut før tiden hvis det er særlig grunn og du gir rimelig varsel. Lovkrav

Styremøter og vedtak

Styret holder møter så ofte som det trengs. Alle styremedlemmer og forretningsfører kan kreve møte, og alle styremedlemmer kan kreve fysisk møte (brl. § 8-5, esl. § 56). Lovkrav

Styret er vedtaksført når mer enn halvparten av alle styremedlemmene er til stede. Vedtak krever flertall av de avgitte stemmene; ved stemmelikhet avgjør møteleders stemme (brl. § 8-6, esl. § 56). Lovkrav

En detalj mange ikke kjenner: i borettslag må de som stemmer for et vedtak som innebærer en endring, utgjøre minst en tredel av alle styremedlemmene. I sameie må de som stemmer for, utgjøre mer enn en tredel. Lovkrav

Det skal føres protokoll som signeres av alle styremedlemmene som var med (brl. § 8-7, esl. § 56). Elektronisk signatur er tillatt (brl. § 1-7, esl. § 6b). Lovkrav Les mer i guiden til styremøteprotokoll.

Inhabilitet – når du må tre til side

Et styremedlem kan ikke delta i behandlingen av en sak der vedkommende selv eller en nærstående har en klar (borettslag) eller fremtredende (sameie) personlig eller økonomisk særinteresse (brl. § 8-14, esl. § 59). Lovkrav Typiske eksempler er når naboen din søker om noe du selv er part i, eller når firmaet til svogeren din gir tilbud på et oppdrag.

Praksis Si fra tidlig, gå ut av møtet under saken og få det ført i protokollen. Loven definerer ikke presist hvem som er «nærstående», så ved tvil: tre til side.

Ansvar – trenger du å være redd?

I borettslag skal et styremedlem som forsettlig eller uaktsomt påfører laget tap, erstatte det (brl. § 12-1). Ansvaret kan lempes. Lovkrav Eierseksjonsloven har ingen tilsvarende egen regel; der gjelder alminnelig erstatningsrett. Ansvar forutsetter at noe er gjort klart galt – ikke at styret tok en fornuftig beslutning som i ettertid viste seg å være uheldig.

Ett konkret ansvar du bør kjenne: sendes ikke årsregnskapet til Regnskapsregisteret i tide, påløper forsinkelsesgebyr hvis det ikke er sendt før 1. august. Styremedlemmene kan bli solidarisk ansvarlige for ubetalt gebyr (rskl. § 8-3). Lovkrav Dette gjelder borettslag og sameier med 21 eller flere seksjoner.

Praksis Styreansvarsforsikring er ikke lovpålagt, men mange har det. Sjekk hva den dekker.

Taushet og personvern

I borettslag har styret taushetsplikt om det de får vite om noens personlige forhold (brl. § 13-1). Lovkrav Eierseksjonsloven har ingen tilsvarende bestemmelse, men personvernreglene gjelder for begge: styret behandler personopplysninger om beboerne og må følge personopplysningsloven og GDPR. Ved brudd på sikkerheten som gir risiko, skal Datatilsynet varsles innen 72 timer (GDPR art. 33). Lovkrav

Praksis Ikke diskuter enkeltbeboere i åpne Facebook-grupper eller i private meldingstråder. Bruk styrets e-post og en felles lagringsplass.

Sjekkliste for de første ukene

1. Konstituerende styremøte: fordel roller (nestleder, sekretær, kontaktperson for vedlikehold). Praksis
2. Meld styreendringen til Foretaksregisteret uten ugrunnet opphold – borettslag er registreringspliktige (foretaksregisterloven § 4-2). Lovkrav Sameier: sjekk hvordan dere er registrert hos Brønnøysundregistrene.
3. Signaturrett og banktilganger: hvem kan signere for laget/sameiet (brl. § 8-16, esl. § 60)? Oppdater banken. Lovkrav/Praksis
4. Overlevering: passord, nøkler, kontrakter, forsikringspoliser, vedlikeholdsplan og protokoller fra de siste årene. Praksis
5. Les vedtektene og husordensreglene. De kan ha egne regler som går foran praksis. Praksis
6. Sett opp et årshjul med frister for regnskap, generalforsamling og rapportering. Se årshjul for styret. Praksis

Tre råd fra erfarne styremedlemmer

• Skriv ned beslutninger med en gang – en kort protokoll er bedre enn en perfekt protokoll som aldri blir ferdig.
• Svar beboere skriftlig og høflig, også når svaret er nei.
• Bruk maler. Det gjør at dere ikke glemmer lovkrav og sparer timer hvert år.